Prise de position de la ministre de l'Environnement, du Climat et du Développement durable par rapport aux délais de traitement des demandes d'aides financières en matière d'environnement

Situation de fait 

Au Luxembourg, il existe plusieurs régimes d'aides financières qui visent à décarboner la société, à soutenir la transition vers une société plus durable et à aider les ménages et autres acteurs à se rendre moins dépendant des énergies fossiles.

À titre d'exemple, on peut citer le régime pour la promotion des véhicules routiers à zéro émissions ainsi que le règlement visant à introduire une aide financière pour l'installation de bornes de charge privées pour véhicules électriques. On peut également évoquer le régime d'aides pour la promotion de la durabilité et de l'utilisation rationelle de l'énergie et des énergies renouvelables dans le domaine du logement. Bon nombre de ces aides ont été revues à la hausse dans le cadre du paquet de mesures "Neistart Lëtzebuerg" en 2020 et celles retenues lors de l'accord tripartite de septembre 2022. Elles répondent ainsi à des situations d'urgence, notamment la pandémie du covid-19 et plus récemment la crise énergétique. Par conséquent, elles n'étaient pas anticipées dans la planification des effectifs de l'Administration de l'environnement en charge du traitement des dossiers de demande. Le renforcement en ressources humaines du service Subsides et aides financières de l'administration n'a pu être entamé qu'une fois ces mesures décidées. Le faible renforcement en ressources humaines avant octobre 2022 et la réorganisation au sein de l'Administration de l'environnement n'ont pour cela pas su absorber le nombre croissant de demandes introduites. Ainsi, un retard dans le traitement des demandes s'est accumulé.

Pour certains régimes, comme pour les aides financières pour voitures électriques ou encore pour les bornes de charge, les délais ont entretemps pu être réduits à un niveau satisfaisant. Les demandes avec les délais de traitement les plus élevés concernent actuellement les vélos et les aides pour les installations techniques du régime "Klimabonus wunnen" parmi lesquelles figurent les installations photovoltaïques.

Du 1.1.2019 à ce jour, près de 174 000 demandes d'aides, tous types confondus, ont été introduites, avec un pic en 2021 (71 200 demandes). Actuellement, l'instruction d'environ 35 000 demandes n'a pas encore pu être finalisée.

Malgré les délais de traitement prolongés, les montants engagés/liquidés correspondaient début novembre 2022 en moyenne à plus de 80 % du budget accordé pour l'année budgétaire 2022, qui est de 56 465 000 €, les primes "Klimabonus wunnen" et les primes pour les bornes de charge engagés/liquidés dépassant les 90 % du budget alloué.

Au total, depuis 2001 jusqu'à novembre 2022, des aides correspondant à un montant de 628 300 000 € ont été accordées.

Renforcements en ressources humaines réalisés et planifiés afin de réduire les délais de traitement des demandes

Dans un premier temps, l'Administration de l'environnement a pris des mesures à court terme afin d'améliorer la situation. Elle a réaffecté des agents d'autres services au service Subsides et aides financières et elle a recruté du personnel supplémentaire via des contrats OTI en coopération avec l'ADEM. Toutes ces mesures ont permis d'augmenter le nombre de primes payées. Par la suite, l'Administration de l'environnement a recruté du personnel supplémentaire et continue de recruter. Actuellement, le nombre d'employés temps plein du service Subsides et aides financières d'élève à 23 personnes, toutes carrières et types de contrats confondus. 

Environ la moitié de ces personnes exerce ce travail en contrat à durée déterminée, type de contrat peu attractif pour les personnes à la recherche d'un engagement professionnel plus durable, quittant l'Administration de l'environnement pour reprendre un travail à contrat à durée indéterminée si l'occasion se présente. Il y a ainsi d'importantes fluctuations ponctuelles dans le nombre de personnes effectivement disponibles. S'y ajoute que chaque nouvel collaborateur doit évidemment suivre une formation pour être apte à traiter les demandes lui confiées et que pendant ces périodes de formation, ni le nouveau recru ni le formateur ne savent évacuer le même nombre de dossiers qu'en situation normale.

Le nombre d'agents qui exercent ce travail en contrat à durée déterminée a augmenté de 8 en début 2019 à 12,5 aujourd'hui. En 2019, le service Subside et aides financières se constituait uniquement de ces 8 agents.

Dans le cadre de l'accord tripartite et des mesures y retenues, l'Administration de l'environnement s'est vu attribuer 10 postes supplémentaires en contrat à durée déterminée. 8 de ces postes relèvent du groupe d'indemnité A2. Tous ces postes sont actuellement ouverts à candidature. Au cas où ces agents peuvent être engagés à court terme, les effets de ces recrutements se montreront début 2023.

En outre, le recrutement d'un expert en qualité pour l'optimisation des processus de traitement dédié aux aides financières, travail fait en continu, est actuellement en cours.

Au vu de la forte demande et du besoin de continuer à mettre ces aides à disposition dans des délais satisfaisants pour les années à venir, il est nécessaire de continuer à renforcer le service Subsides et aides financières et par conséquent, l'Administration de l'environnement a demandé des postes supplémentaires pour 2023.

Autres mesures projetés afin de réduire les délais de traitement des demandes: Simplification administrative et optimisations

En sus des recrutements projetés, l'Administration de l'environnement veut réduire les délais de traitement des demandes par l'externalisation de certains services et améliorer son service envers le citoyen à travers une digitalisation poussée. 

Ainsi, un cahier de charges a été établi pour lancer sous peu un appel d'offres pour un projet pilote pour externaliser certains travaux d'ordre technique dans le cadre des demandes d'accord de principe pour les projets d'assainissement énergétique. Sous condition de l'acceptation de ce cahier de charges par les instances étatiques concernées et en fonction des candidatures reçues, une attribution du marché pourrait se faire début 2023.

En termes de digitalisation, des projets sont en cours avec le CTIE pour dématérialiser les démarches en relation avec le régime "Klimabonus wunne" ainsi que pour les Primes Vélo. Après finalisation de ces projets, ces demandes pourront être introduites via MyGuichet, comme c'est déjà le cas depuis octobre 2022 pour les bornes de charge "wallbox". Outre les multiples avantages pour le demandeur, l'introduction d'une demande via MyGuichet permet une saisie automatique des données auprès de l'Administration de l'environnement, ce qui réduit le temps de traitement des demandes. D'autres projets suivront.

Autres raisons contribuant aux délais prolongées et solutions pour y pallier

Le délai de traitement d'un dossier est composé de plusieurs périodes: la période pendant laquelle l'Administration de l'environnement instruit la demande et la période durant laquelle le demandeur doit corriger ou compléter sa demande, cette dernière n'étant pas limitée dans le temps.

Il arrive en effet assez fréquemment que les demandes présentent des erreurs ou que les documents à joindre ne sont pas corrects ou incomplets. Dans ce cas, l'Administration de l'environnement doit demander au requérant d'adapter sa demande. Pour les Primes Vélo p.ex., le nombre de tels dossiers représente environ un tiers des demandes introduites.

Il est donc important de veiller à soumettre un dossier de demande complet afin de permettre un traitement efficace des dossiers et d'éviter des demandes d'informations supplémentaires.

L'Administration de l'environnement s'efforce d'étoffer ses formulaires de demande avec les informations nécessaires pour éviter que les erreurs les plus fréquentes ne se reproduisent.

En plus, un "FAQ" comprenant ces cas de figure sera mis à disposition des requérants.

Que faire en cas de questions?

Les citoyens ont la possibilité de contacter la Klima-Agence ou l'Administration de l'environnement en amont et tout au long de leur projet. La Klima-Agence propose ainsi un conseil aux citoyens et peut fournir des explications par rapport aux aides adaptées à leurs besoins. Elle peut être jointe au 8002 11 90 du lundi au vendredi de 8-12h et de 13h à 17h ainsi que sous www.klima-agence.lu

L'Administration de l'environnement mettra sous peu un "FAQ" (foire aux questions) à disposition des requérants (www.emwelt.lu) par le biais duquel il est répondu aux questions et problèmes les plus fréquents.

Pour les questions qui n'y sont pas renseignées, les agents du service aides financières se tiennent à disposition pour toute question relative aux demandes introduites et peuvent être contactés comme suit:

• energie@aev.etat.lu pour toutes questions concernant les aides "Klimabonus wunnen"
• car-e@aev.etat.lu pour toutes questions concernant les vélos et voitures

Les requérants sont priés d'indiquer le numéro de référence de leur demande, indiqué dans l'accusé de réception, dans l'objet de leur courriel, afin de pouvoir attribuer rapidement leur courrier aux agents en charge. 

Communiqué par le ministère de l'Environnement, du Climat et du Développement durable et de l'administration de l'Environnement